So richtest du automatische Transkription auf deinem eigenen Server ein

Automatische Transkription auf dem eigenen Server ist weniger eine Funktion, die man einschaltet, als ein kleines Stück Infrastruktur, das du planst: wo Aufnahmen ankommen, was der Server mit jeder einzelnen macht, wohin die Ergebnisse gehen und wie lange alles aufbewahrt wird. Dieser Leitfaden geht die Entscheidungen in der Reihenfolge durch, in der sie anfallen. Die Installation setzt dann nur noch um, was du vorher festgelegt hast.

Er richtet sich an alle, die den Ablauf einrichten, meist die IT gemeinsam mit dem Team, dem die Besprechungen gehören. Wenn du noch prüfst, ob die automatische Meeting-Transkription von Scriber überhaupt zu deiner Organisation passt, fang dort an. Dieser Text setzt voraus, dass die Antwort Ja lautet, und kümmert sich um die Einrichtung.

Schritt 1: Festlegen, wo Aufnahmen ankommen

Ein automatischer Ablauf beginnt mit einem Ort, den der Server beobachtet. Scriber kann Aufnahmen übernehmen aus:

• einem überwachten Ordner auf dem Server. Die einfachste Lösung, wenn Aufnahmen direkt auf den Scriber-Server kopiert werden können, etwa durch einen Exportjob, den du ohnehin betreibst.
• einem S3-kompatiblen Bucket. Passt, wenn deine Organisation Dateien bereits in S3-kompatiblem Objektspeicher in der eigenen Infrastruktur ablegt.
• einer eingebundenen Netzwerkfreigabe. Die naheliegende Wahl, wenn Aufnahmen ohnehin auf einem gemeinsamen Laufwerk landen. Dann muss niemand ändern, wo er seine Dateien speichert.

Die Aufnahmen selbst können aus deinem Konferenzsystem, deiner Telefonanlage oder deinem Diktiergerät stammen. Für die Einrichtung zählt nicht die Quelle, sondern die Übergabe: Finde heraus, wohin jede dieser Quellen ihre Dateien heute schreibt, und wähle den Eingang, der diesem Ort am nächsten liegt. Landen Aufnahmen schon auf einer Netzwerkfreigabe, ist es meist weniger Aufwand, genau diese Freigabe zu beobachten, als einen neuen Kopierschritt zum Server zu bauen.

Zwei Prüfungen gehören an diese Stelle. Erstens muss der Scriber-Server den Ort erreichen können: die Freigabe auf dem Server eingebunden, der Bucket aus deinem Netz erreichbar. Zweitens entscheidest du, ob Scriber einen bestehenden Ort beobachtet oder einen eigens dafür angelegten. Ein eigener Ordner oder eine eigene Freigabe macht klar, welche Aufnahmen transkribiert werden sollen, und hält fremde Dateien aus dem Ablauf heraus.

Schritt 2: Eine Aufnahme vom Eingang bis zum fertigen Protokoll

Sobald der Ort beobachtet wird, durchläuft jede neue Aufnahme dieselbe Abfolge, ohne dass jemand sie anstößt:

1. Eingang. Die Datei landet im überwachten Ordner, im Bucket oder in der Freigabe, und Scriber übernimmt sie.
2. Transkription. Unsere eigenen Transkriptionsmodelle erstellen auf deinem Server ein sprechergetrenntes Transkript. Jede Aussage ist also der Person zugeordnet, die sie gemacht hat.
3. Zusammenfassung. Aus dem Transkript schreibt Scriber automatisch eine Zusammenfassung der Besprechung.
4. Protokoll. Danach folgt das fertige Protokoll: Titel, Datum, Teilnehmende und jeder Tagesordnungspunkt mit Diskussion und Beschluss, in der Protokollvorlage, die bei der Installation für deine Organisation eingerichtet wurde.
5. Ablage und Zustellung. Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und Protokoll werden in der durchsuchbaren Bibliothek abgelegt und an das Ziel geliefert, das du festgelegt hast.

An keiner Stelle dieser Abfolge verlässt eine Datei den Server oder deinen Speicher. Das gehört ruhig in deine interne Dokumentation, denn es beantwortet die Frage, die bei einem automatisierten Ablauf fast immer zuerst kommt: Wohin geht das Audio, während niemand hinschaut?

Schritt 3: Wählen, wohin die Ergebnisse gehen

Die Ergebnisse werden in den Ordner oder die Netzwerkfreigabe zugestellt, die du auswählst. Die sinnvolle Frage ist dabei nicht, welcher Ordner gerade frei ist, sondern wo die Leute, die das Protokoll brauchen, schon arbeiten. Legt eine Abteilung ihre Besprechungsunterlagen auf einer bestimmten Freigabe ab, stell dorthin zu. Das Protokoll liegt dann direkt neben den übrigen Unterlagen dieser Abteilung.

Aus dieser Wahl folgt zweierlei. Die Zugriffsrechte kommen mit dem Ziel: Wer den Ordner lesen darf, kann auch die Transkripte und Protokolle darin lesen. Wähle also einen Ort, dessen Berechtigungen schon zur Vertraulichkeit der Besprechungen passen. Außerdem bleibt alles, was zugestellt wird, zusätzlich in der durchsuchbaren Bibliothek. Wird eine zugestellte Datei später verschoben oder umbenannt, geht der Vorgang dadurch nicht verloren.

Dann die Formate. Scriber exportiert als PDF, Word, Text, Markdown oder JSON:

• PDF für Protokolle, die unverändert abgelegt oder verteilt werden.
• Word für Protokolle, die vor der Freigabe noch jemand prüft und bearbeitet.
• Text oder Markdown für die Weiterverarbeitung, etwa in einem Wiki oder Dokumentationssystem.
• JSON, wenn Transkripte und Protokolle in ein anderes internes System einfließen sollen.

Schritt 4: Aufbewahrung und Speicherung vor dem Start klären

Weil Scriber auf deinem Server läuft und auf deinen Speicher schreibt, bestimmst du Aufbewahrung, Backup und Löschung selbst, und Determin hält keine Kopie. Das ist ein Vorteil, aber nur, wenn die Regeln stehen, bevor die erste Aufnahme eintrifft. Kläre vorab:

• Wie lange Aufnahmen bleiben. Das Original-Audio ist oft das sensibelste Stück. Entscheide, ob es so lange aufbewahrt wird wie das Protokoll oder früher gelöscht wird.
• Wie lange Transkripte und Protokolle bleiben. Protokolle unterliegen womöglich einer Aufbewahrungspflicht; Transkripte müssen das freigegebene Protokoll nicht unbedingt überdauern.
• Was ins Backup gehört. Nimm den Speicher, den Scriber nutzt, in deine bestehende Datensicherung auf und stimm die Aufbewahrung der Backups auf die vereinbarten Fristen ab.
• Wer löschen darf und wie. Löschen heißt bei einer selbst gehosteten Installation: von deinem eigenen Speicher löschen. Leg fest, wer Löschanfragen bearbeitet und wie das dokumentiert wird.

Enthalten die Aufnahmen personenbezogene Daten, und bei Besprechungen ist das fast immer so, stimm diese Regeln mit deinem Datenschutzbeauftragten ab. Der Beitrag zu den Fragen deines Datenschutzbeauftragten geht auf Aufbewahrung, Löschung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten genauer ein.

Was du vor der Installation vorbereiten solltest

Die Einführung beginnt mit einer Erstberatung. Danach installieren und konfigurieren wir Scriber auf deiner Hardware, einschließlich Protokollvorlage und Anbindung an die Systeme, die du nutzt. Ab dann läuft der Betrieb vollständig in deinem Netzwerk. Die Erstberatung geht schneller, wenn du Folgendes mitbringst:

• Einen Linux-Server mit Nvidia-GPU, entweder in deinem Netzwerk oder bei einem Anbieter von GPU-Servern gemietet.
• Den Eingang: den überwachten Ordner, den Bucket oder die Freigabe, aus der Scriber Aufnahmen übernehmen soll, und welche Aufnahmen dorthin gehören.
• Ziel und Formate: wo fertige Dokumente erscheinen sollen und welche Formate die Lesenden brauchen.
• Ein Beispielprotokoll: Ein vorhandenes Protokoll zeigt uns, wie deine Vorlage aussehen soll.
• Regeln für Aufbewahrung, Backup und Löschung, abgestimmt zwischen IT und Datenschutz.
• Die Position im Netz: Scriber funktioniert offline und in abgeschotteten Netzwerken. Entscheide, ob es im regulären Netz oder in einem isolierten Segment steht. Die Seite zur On-Premise-Transkription beschreibt diese Infrastrukturseite ausführlicher.

Für einen ersten Eindruck vor der Erstberatung gibt es eine gehostete Demo unter scriber.determin.de. Sie ist eine Demo, nicht das Produkt. Vertrauliche Aufnahmen gehören also in deine eigene Installation. Wenn deine Antworten auf die Punkte oben stehen oder du Hilfe dabei möchtest, nimm Kontakt auf.