Selbst gehostet vs. Cloud-Transkription: So vergleichst du die Kosten über drei Jahre

Cloud-Transkription und selbst gehostete Transkription sind unterschiedlich kalkuliert. Das eine Modell wächst mit jeder transkribierten Stunde, das andere ist nach der Installation weitgehend fix. Vergleicht man beide im ersten Monat, wirkt die Cloud-Lösung fast immer günstiger, weil der Großteil der Kosten beim Selbst-Hosting vorne anfällt und der Großteil der Cloud-Kosten noch gar nicht aufgelaufen ist.

Drei Jahre sind der ehrlichere Betrachtungszeitraum, weil beide Preismodelle darin Zeit haben, das zu tun, was sie tatsächlich tun: Das eine läuft mit der Nutzung mit, das andere amortisiert sich. Welches Modell am Ende günstiger ist, hängt von deinem eigenen Aufkommen und den dir genannten Preisen ab, nicht von der Broschüre eines Anbieters. Dieser Artikel legt die Kostentreiber auf beiden Seiten dar und zeigt, wie du den Vergleich mit deinen eigenen Zahlen rechnest.

Was du bei Cloud-Transkription bezahlst

Cloud-Transkription wird meist pro Minute Audio oder als nutzungsabhängiges Abonnement abgerechnet. So oder so: Dieselbe Stunde eines wiederkehrenden Meetings wird bei jeder weiteren Transkription erneut berechnet. Es gibt keinen Punkt, an dem die Gebühr aufhört anzufallen; sie folgt schlicht dem, was dein Team aufzeichnet, solange du den Dienst nutzt.

Diese laufende Gebühr steht zudem nicht für die gesamte Vertragslaufzeit fest. Preisänderungen sind die Entscheidung des Anbieters, nach dessen Zeitplan, und eine selbst gehostete Installation kennt dieses Risiko nach der Inbetriebnahme nicht: Es gibt keinen pro Minute laufenden Zähler, an dem ein Anbieter nachträglich drehen kann. Über die Rechnung hinaus bringt ein Cloud-Anbieter außerdem Kosten mit, die auf keiner Rechnung erscheinen:

• Die Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Liste der Unterauftragsverarbeiter vor Vertragsschluss und erneut bei jeder Änderung.
• Die Bewertung, ob Audiodaten mit personenbezogenen Inhalten dorthin übermittelt werden dürfen, wo der Anbieter oder seine Unterauftragsverarbeiter tatsächlich verarbeiten.
• Die erneute Prüfung, sobald der Anbieter seine Infrastruktur ändert, einen Unterauftragsverarbeiter hinzunimmt oder die Verarbeitung in eine neue Region verlagert. Dieser Aufwand liegt bei deiner Organisation, nicht beim Anbieter.

Nichts davon erscheint als Rechnungsposten, aber es ist reale interne Arbeitszeit von Menschen, deren Zeit einen Wert hat, auch wenn keine Rechnung ihn benennt.

Was du bei selbst gehosteter Transkription bezahlst

Selbst gehostete Transkription ist anders kalkuliert: die Softwarelizenz (bei Scriber pro Nutzer, der transkribiert), der Server, auf dem sie läuft, und die Betriebszeit für einen weiteren Dienst im eigenen Netzwerk. Diese drei Kostentreiber sind weitgehend unabhängig davon, wie viel du tatsächlich transkribierst, sobald das System läuft: Ein ruhiger Monat und ein arbeitsreicher Monat kosten im Betrieb annähernd gleich viel. Die Serverkosten lassen sich flexibel halten, indem du einen GPU-Server mietest, sodass du nur für das zahlst, was du nutzt.

Wie sich das Bild über drei Jahre mit dem Aufkommen verschiebt

Die beiden Modelle reagieren entgegengesetzt auf steigendes Aufkommen. Die folgende Tabelle zeigt die qualitative Form jedes Kostentreibers, ohne Zahlen auf einer der beiden Seiten, weil die tatsächlichen Werte von den dir genannten Preisen und Angeboten abhängen.

Kostentreiber	Selbst gehostet	Cloud
Lizenz-/Nutzungsgebühren	Pro Nutzer, der transkribiert, nicht pro Minute	Fällt bei jeder transkribierten Minute erneut an
Hardware	Einmalige Anschaffung, bleibt im Bestand, oder ein gemieteter GPU-Server für mehr Flexibilität	Keine, in der Gebühr enthalten
Betrieb/Administration	Laufend, mit Wartung durch uns in vereinbartem Umfang	Liegt beim Anbieter
Compliance-Aufwand	Gering bis keiner, die Verarbeitung bleibt intern	Wiederkehrend: Prüfung von AVV und Unterauftragsverarbeitern
Kosten wachsender Nutzung	Nahezu flach	Wächst mit dem Aufkommen mit

Zeilenweise gelesen zeigt sich für jeden Treiber dasselbe Muster: Kosten bei Selbst-Hosting werden früh festgelegt und ändern sich danach kaum; Cloud-Kosten bewegen sich mit den Aufnahmegewohnheiten. Für ein Team, das nur gelegentlich transkribiert (eine Handvoll Aufnahmen im Monat), sind die fixen Kosten einer Installation gegenüber einer niedrigen, unregelmäßigen Minutenrechnung schwer zu rechtfertigen. Für ein Team mit einem stetigen, täglichen Strom an Aufnahmen gilt das Gegenteil: Ist die Installation einmal vorhanden, ist jede weitere Aufnahme in der Verarbeitung nahezu kostenlos, während die Cloud-Rechnung mit jeder einzelnen weiter wächst.

Eine einzelne Gewinnschwelle lässt sich hier nicht nennen, weil sie vollständig von den dir genannten Preisen auf beiden Seiten und von deinem tatsächlichen Aufnahmevolumen abhängt. Ehrlich ist nur die Aussage, dass dieser Schnittpunkt irgendwo existiert. Wo genau er liegt, ist eine Rechnung, die du mit deinen eigenen Zahlen führst, keine Zahl, die dir ein Anbieter vorab nennen kann.

Den Vergleich für dein eigenes Aufkommen rechnen

Der Vergleich wird erst aussagekräftig, wenn du deine eigenen Zahlen einsetzt. Sammle vor der Entscheidung Folgendes:

• Für Cloud: deine realistischen monatlichen Audiostunden, multipliziert mit dem dir tatsächlich genannten Satz, multipliziert mit 36 Monaten, zuzüglich einer realistischen Schätzung der internen Zeit, die deine Organisation im selben Zeitraum für die Anbieterprüfung aufwendet (Auftragsverarbeitungsvertrag, Prüfung der Unterauftragsverarbeiter und regelmäßige Neubewertung).
• Für Selbst-Hosting: das erhaltene Angebot für Lizenzen und Installation, die Kosten des Servers, den du nutzen oder anschaffen würdest, sowie eine realistische Schätzung der Betriebszeit über drei Jahre, bewertet zu dem, was diese Zeit deine Organisation tatsächlich kostet.
• Addiere beide Seiten getrennt und vergleiche die beiden Dreijahressummen miteinander, nicht gegen einen einzelnen Monat.
• Prüfe beide Summen zusätzlich gegen die wahrscheinliche Entwicklung deines Aufnahmevolumens. Wachstum verschiebt den Vergleich nur in eine Richtung: Es lässt die Cloud-Summe weiter steigen, während die Summe für Selbst-Hosting nahe an ihrem Ausgangswert bleibt.

Dieser letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Bleibt dein Aufkommen gleich oder sinkt es, ist der Vergleich, den du heute rechnest, dem in drei Jahren sehr ähnlich. Wächst es, wird der Abstand zwischen beiden Summen mit jedem Monat größer, den du mit der Prüfung wartest.

Wo Scriber steht

Wenn du diesen Vergleich mit deinem eigenen Aufnahmevolumen und einem tatsächlichen Angebot statt mit Platzhaltern rechnen möchtest, nimm Kontakt auf, und wir gehen die Zahlen gemeinsam mit dir durch.